Chiều 18/3, tại Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch, Tiểu ban Tuyên truyền, lễ tân, khánh tiết, hậu cần (Ban Tổ chức địa phương đăng cai tổ chức môn bóng bàn trong chương trình Đại hội Thể thao Đông Nam Á lần thứ 31) họp triển khai kế hoạch thực hiện nhiệm vụ.

Tiểu ban gồm 25 thành viên, do ông Nguyễn Trường Thắng, Phó Giám đốc Sở Văn hoá, Thể thao và Du lịch làm Trưởng tiểu ban. Tại cuộc họp các thành viên đã tham ra đóng góp ý kiến vào dự thảo Kế hoạch, phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong tiểu ban. Theo đó, tiểu ban có nhiệm vụ đẩy mạnh tuyên truyền, quảng bá sâu rộng về truyền thống văn hóa, lịch sử, bản sắc con người xứ Đông - Hải Dương, tiềm năng, thế mạnh, cơ hội đầu tư hợp tác phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội, du lịch; sự phát triển, thành tựu của thể dục thể thao (TDTT) Hải Dương tới bạn bè trong nước và quốc tế; tuyên truyền về công tác tổ chức và kết quả thi đấu môn bóng bàn trong chương trình SEA Games 31 được tổ chức tại Hải Dương trên các phương tiện thông tin đại chúng. Tuyên truyền trực quan bằng pa nô, áp phích, băng rôn, khẩu hiệu, phướn, banner, cờ hồng kỳ... tại các địa điểm: Nhà thi đấu TDTT, Trung tâm Văn hóa Xứ Đông, vòng xuyến cao tốc Hà Nội – Hải Phòng đoạn huyện Gia Lộc, đường Thanh Niên, đường Tôn Đức Thắng.

Chỉnh trang cảnh quan đô thị, trang trí, tuyên truyền tại các cửa ngõ vào thành phố, các khu trung tâm, tuyến phố chính, tuyến đường đôi tại TP Hải Dương. Xây dựng kế hoạch tổ chức Tuần lễ văn hoá, thể thao và du lịch với các hoạt động đặc sắc, tạo điểm nhấn để giới thiệu, quảng bá những nét văn hóa nghệ thuật truyền thống, những sản phẩm văn hóa đặc sắc của Hải Dương tới bạn bè trong nước và quốc tế; tạo không khí ngày hội đối với nhân dân Hải Dương; xây dựng chương trình biểu diễn nghệ thuật phục vụ lễ khai mạc, bế mạc. Phối hợp với Đài Truyền hình Việt Nam tuyên truyền, hỗ trợ và tăng cường lực lượng, cơ sở vật chất, trang thiết bị dụng cụ bảo đảm các điều kiện cần thiết trong tác nghiệp truyền hình. Xây dựng kỷ yếu môn bóng bàn - SEA Games 31.

Đối với công tác lễ tân, phục vụ, các thành viên sớm lập danh sách khách mời; soạn thảo, in ấn, phát hành các loại giấy mời khai mạc, bế mạc, tiệc chiêu đãi; biển xe, biển chức danh, thẻ các loại; vé mời xem các trận thi đấu. Xây dựng phương án sắp xếp, bố trí chỗ ngồi cho đại biểu, các đoàn vận động viên, khán giả. Đón tiếp đại biểu khách mời quốc tế; lãnh đạo Đảng, Nhà nước, bộ, ban, ngành Trung ương, tỉnh bạn, ban tổ chức, trọng tài, các đoàn vận động viên. Bố trí lực lượng lễ tân và 60 tình nguyện viên biết sử dụng ngoại ngữ (tiếng Anh) để phối hợp với Tiểu ban Lễ tân, khánh tiết Trung ương tham gia đón, đưa và hỗ trợ các đoàn vận động viên trong quá trình tổ chức giải và tham quan các danh lam thắng cảnh.

Bộ phận khánh tiết xây dựng phương án, thiết kế và trang trí khánh tiết tại Nhà Thi đấu TDTT. Bố trí 13 cột cờ, chuẩn bị cờ của Liên đoàn Thể thao Đông Nam Á, cờ SEA Games 31 và cờ của các quốc gia tham dự SEA Games 31 treo tại khu vực phía trước Nhà Thi đấu thể dục thể thao tỉnh. Bố trí các phòng chức năng phục vụ: họp chuyên môn, đón tiếp khách VIP, họp báo, phóng viên tác nghiệp, phòng y tế (lấy mẫu và xét nghiệm doping)… Bảo đảm cung cấp điện ổn định tại các địa điểm ăn, nghỉ, tập luyện, thi đấu. Chuẩn bị phương án bố trí nguồn điện dự phòng và cử nhân viên kỹ thuật trực tại Nhà Thi đấu TDTT.